最近私が仕事でよく取り組んでいることは「時短」です。
同じ仕事がどうすれば短くなるのかということを常に考えています。
これから「時短」というカテゴリーを作り、私が行っている時短作業について記事を書いていきたいと思います。
日報を書いて忘れる
頭の中にすべてのことを覚えておくのは正直言って無理です。ですから私は毎日一回日報を書いています。
今まで過去のことについて調べるときに非常に時間をかけていました。昔のことですから当然覚えていませんしその時に送ったメールを元に思い出す作業になっていました。これは非常に時間の無駄です。ですから毎日2分の時間はかかるものの日報という形に残すことで、数年後、過去を思い出す必要がある時に威力を発揮するのです。
日報と言うとどこまで細かく書くのか心配な方もいるかもしれませんが内容は非常にシンプルです。
以下のように時間を入力し、該当箇所にその時行ったことを記載していきます。ついでに食べたお昼ご飯の内容や、その日に行った重要な判断、契約ごとで口だけにならないようにメモしておくことが大切です。
日報を書く利点は何か
私は日報を書き始めて3ヶ月ほどになりますが、その日のことを書き出しておくことで頭の中に覚えておく必要がなくなり、頭がすっきりします。
困った時は溜め込んだ日報を検索すればいいから非常に楽です。
私はどのように日報を書いているのか
それでは日報はどのように書けばよいのでしょうか？
私は色々考えた結果、 Gmail で毎日日報を書いています。
具体的には毎日夕方に自動的に Gmail の下書きにフォーマットとなる文章が保存されるように設定をし、その下書きに日報を書いてメール送信する形にしています。
2020.07.03(金)日報
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09:00：イラスト作成
10:00：
11:00：
12:00：マクドナルド
13:00：
14:00：ロゴ作成
15:00：
16:00：
17:00：イラスト作成つづき
18:00：
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○○な契約を交わす。契約書を送付。送信した日報には当然ラベルを付け後から検索がしやすくなるようにしています。
具体的に Gmail で毎日下書きを送る方法については以下の URL を参考にしながら作っていますので是非皆さんもやってみてください。
GASでGmailを操作して日々の日報メールの下書きを自動で作成する
最後に
いかがだったでしょうか。
人間の頭は、本当に必要なもののみに使うべきであり過去の情報屋事柄などわざわざ覚えておく必要のないものは全てデジタル化することが大切だと思っています。
是非試してみてください。
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